W dużych przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych produkcyjnych od dziesięcioleci stosuje się rejestrację czasu pracy. Tylko w ten sposób można zapanować nad płynnością pracy jednocześnie sporej ilości pracowników. Dziś przejście przez stróżówkę i “odbicie karty” w prymitywnym dziurkującym kartę urządzeniu nie ma racji bytu. Nie dlatego, że samo wejście na zakład nie jest równoznaczne z rozpoczęciem pracy, ale również dlatego, że osoby nadzorujące pracowników mają do zrobienia coś więcej niż pilnowanie pracowników zmiany. Aby zatem zapanować nad tym, co robią pracownicy, rejestrować opóźnienia, raportować nieobecności czy nadgodziny i planować grafiki konieczny jest wybór odpowiedniego systemu RCP.
Zawartość strony
System RCP – najważniejsze funkcje
Po pierwsze intuicyjna obsługa – zarówno ze strony administratora systemu, kierowników zmiany, jak i każdego objętego systemem pracownika, który będzie musiał nauczyć się rejestrować swoje działania. Po drugie sposób wdrożenia systemu oraz konieczne koszty dodatkowe. Samo kupno systemu i pierwsze szkolenia dla kadry kierowniczej i członków zespołu to jedno, pozostaje jeszcze koszt zakupu dodatkowych urządzeń, których system wymaga plus ewentualny koszt integracji z innymi systemami działającymi w przedsiębiorstwie. Już na początku warto sprawdzić ile wynosi opłata za uruchomienie systemu RCP oraz w jaki sposób przetrzymywane są w nim dane – tu istotne będzie zwłaszcza to jak szybko można mieć do nich dostęp, jeśli firma zdecyduje się zmienić system rejestracji czasu pracy. Najlepiej, jeśli dane z RCP można bez trudu pobrać bezpośrednio do arkusza kalkulacyjnego.
Z czym system rejestracji czasu pracy powinien współpracować?
Każde kolejne narzędzie kupowane do firmy powinno w sposób możliwie najmniej inwazyjny współpracować ze sprawdzonym i używanym regularnie oprogramowaniem, które organizacja już posiada. Zatem, jeśli firma od lat posługuje się jednym, sprawdzonym systemem CRM wraz z systemem księgowym, dobrze jeśli system RCP także da się z nimi zintegrować. Jeśli wybrany przez nas system rejestracji czasu pracy nie integruje się z używanym przez nas narzędziem, trzeba sprawdzić czy ma otwarte API. Jeśli tak, nie powinno być problemu z integracją nawet z systemami indywidualnie tworzonymi pod potrzeby konkretnej firmy.
Co sprawia, że dany system jest szyty na miarę?
Elastyczność wyboru pakietu, możliwości modyfikacji wewnętrznej na potrzeby oraz zasady wdrożenia i supportu usługi to te elementy, na które podczas wyboru warto zwrócić szczególną uwagę. Dobrze jest też mieć możliwość kilkudniowego testu systemu (nawet na ograniczonej liczbie osób) oraz możliwość jego rozbudowy, w sytuacji, kiedy rejestracja czasu pracy będzie potrzebna nie 20 a 100 pracownikom. W przypadku niektórych branż szczególnie istotne będą też takie elementy jak możliwość rozliczania surowców, premii i akordów, kontrola jakości czy alerty dotyczące przeglądów maszyn i urządzeń.
Redakcja Pixel Portal
